招标文件是招标活动中最重要的法律文件，其作为投标人准备投标和参加投标以及评标委员会评标的依据，应当明确完整的招标程序、具体的技术标准和交易条件以及拟订订立合同的主要内容。招标人编制招标文件应当注意以下几个方面：（二）应当载明招标项目的所有实质性要求，具体包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件。国家对招标项目的技术、标准有规定的，招标人应当按照其规定在招标文件中提出相应要求。招标项目需要划分标段、确定工期的，招标人应当合理划分标段、确定工期，并在招标文件中载明；（四）招标文件不得违反法律强制性规定。例如：招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容；【法规依据】《招标投标法》第十九条、第二十条；《招标投标法实施条例》第十五条。
招标文件的编制与优化是招标活动成功的关键。通过明确编制原则、设计科学合理的评分标准、避免歧义和漏洞，可以确保招标文件的公平性、透明性和可操作性，从而提升招标活动的整体质量。
（一）基本原则
• 合法性 招标文件的内容必须符合国家相关法律法规要求，确保招标活动合法合规。
• 公平性 招标文件应对所有投标人一视同仁，避免设置排他性或歧视性条款。
• 明确性 文件内容应清晰明确，避免模糊表述，确保投标人能够准确理解要求。
• 全面性 文件应涵盖招标项目的全部内容，包括技术要求、商务条款、评标标准等。
• 可操作性 招标文件的设计应便于执行，避免过于复杂或难以操作的条款。
（二）注意事项
• 明确资格要求 清晰列出投标人的资质、业绩、财务状况、人员等要求，避免设置过高或过低的门槛，必须符合相关政策文件要求。
• 避免排他性条款 不得设置指向特定供应商的条款，确保所有符合条件的投标人都能参与竞争。
• 使用标准化格式 招标文件格式应具有规范性和标准化，便于投标人理解和准备投标文件。
• 预留合理时间 除满足法规要求“依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于二十日”外，非依法必招和复杂程度较高的项目都应确保投标人有足够的时间准备投标文件，避免时间安排过于紧凑。
• 保密性条款 在招标文件中明确投标文件的保密要求，保护投标人的商业机密。
（一）评分标准设计原则
• 清晰明确 评分标准应细化到具体指标，避免主观性过强的表述。
• 客观公正 评分标准应基于客观事实，减少人为干预的空间。
• 权重合理 根据项目需求合理分配评分权重，突出关键指标的重要性。
• 动态调整 根据项目特点和市场变化，灵活调整评分标准。
（二）评分标准设计步骤
1. 明确评分维度
• 商务部分：如财务状况、类似业绩等。
• 技术部分：如技术方案、产品性能、实施能力、项目重难点分析、人员配备等。
• 报价部分：投标总价、分项报价等。
2. 设置评分细则
为每个评分维度设置具体的评分项和评分依据，尽量使用量化指标，减少主观判断。
3. 分配评分权重
根据项目需求合理分配权重，确保评分标准的科学性。
4. 合规性审查
确保评分标准符合相关法律法规，避免设置违法违规条款。
（一）避免歧义的措施
• 语言表达清晰 使用简洁、明确的语言，避免模糊表述。例如，避免使用“合理”“适当”等主观性词语。例如某招标文件中提到“投标人需具备丰富的项目经验”，但未明确“丰富”的定义，优化后可将条款改为“投标人需提供近3年内（自XX年X月X日起至投标截止日）已完工的单项合同金额XX万元及以上的机电安装工程项目业绩合同证明文件”。
• 条款设置具体 将抽象要求转化为具体指标，例如可将“服务质量优良”改为“服务响应时间不超过24小时”。
• 设置示例或模板 在招标文件中提供投标文件的示例或模板，帮助投标人理解要求，规范投标文件格式，避免因格式问题产生否决投标的情形。
（二）避免漏洞的措施
• 设置保密条款 明确投标文件的保密要求，避免投标人泄露敏感信息。
• 避免排他性条款 避免设置指向特定供应商的条款，确保招标活动的公平性。
• 设置违约条款 明确违约行为的界定和处罚措施，约束投标人行为。
（三）风险防范的建议
• 多轮审核 在招标文件编制完成后，组织多部门联合审核，确保内容无误。
• 专家评审 邀请行业专家对招标文件进行评审，提出优化建议。
• 投标人答疑 在招标文件发布后，根据项目特点可组织投标人答疑会，及时解答疑问并补充说明。
科学合理的招标文件能够为所有投标人提供公平竞争的环境，避免因文件漏洞或歧义导致的投诉或争议。通过优化招标文件，可以科学设计评分标准，合理设置条款，从而筛选出最符合需求的投标人，提升招标项目的整体质量和成功率。因此，招标文件的编制与优化不仅是招标活动的基础，更是保障招标公平性、提升招标效率和结果的关键。
在工程招投标中，一般建设工程（房建和市政）施工招标的《招标文件》均是按照《标准施工招标文件》的规定模式编制的。但在工程量清单计价模式下，招标文件的编制还必须遵循工程量清单计价的原则和规律，以保证招标人和投标人权利和义务。因此，编制招标文件时，必须同时考虑工程的计价要素。作为招标文件尤其是工程量清单编制的依据。
明确招标范围是招投标工程内容、统一招投标计价范围的必要条件，描述招标范围时，需重点关注可能由招标人另行发包的并且有专业承包资质要求的分部分项工程及甲供材、设备，如土方开挖（包括土方的外运外购）、桩基工程、电梯、铝合金（塑钢）门窗、幕墙、二次装修、弱电及建筑智能化、消防、人防设备安装、高压变配电、中央空调、热交换器等。甲供材如：钢筋、预拌砂浆、商砼、木方、供水设备等大宗物资设备。招标文件中需要明确招标范围中是否存在招标人指定分包（也称另行发包或单独发包）的专业工程，如有，需明确其在本次招标中的计价方式。一般情况下，另行发包的专业工程计价方式有两种，一是按统一的专业工程暂估价计入报价，二是暂不计入报价。两种方式均须说明专业工程的总承包服务费的处理方式。需要注意的是，当招标人明确了要对已经计入投标报价的专业工程在工程实施中另行发包给专业承包人，同时规定投标人在报价中计取了总承包服务费时，在招标文件中必须阐明承包人提供总包服务的范围和深度。并合理规避备案时甲分包的专业工程。招标文件中需明确招标范围中材料设备的采供方式。采供方式一般可简单的分为两类，一类是全部由投标人（承包人）采购供应，称为乙供，另一类是部分由招标人（发包人）采购供应，称为甲供。除明确材料设备采购供应方式外，招标文件中还需明确招标范围内材料设备的计价方式。计价方式一般有三种：一是统一暂定材料设备价，适用于甲供以及乙供但须认质认价的材料设备；二是完全自主报价，适用于乙供材料设备，包括指定品牌及其他材料设备；三是暂不计入，适用于甲供材料设备。鉴于在工程施工过程中，使招标人管理同步，一般建议采取第二种方式，给予综合市场投标人自主报价。定额计价中，水电费结算须计算水电费的现行市场价同定额中的预算价的价差，清单计价模式下是投标人结合市场行情自主报价并据此进行结算，由于两种计价模式的区别，为避免争议，招标文件中需明确水电费由承包方按实际发生费用向提供方缴纳。并注明结算时依实际发生的费用计算，其价差的计取须给予明确。工程进度款的结算方式分两种，第一种是按时间（月，两月，季等）结算进度款，第二种是按阶段形象进度结算进度款，第二种方式需明确形象进度节点。工程进度款的支付额应符合财建[2004]369号《建设工程价款结算暂行办法》第十三条规定，即“…不低于工程价款的60%，不高于工程价款的90%向承包人支付工程进度款。具体拨付额度由招标人确定。工程变更签证的结算方式将对工程结算造价产生重要影响，容易产生争议，招标文件中需予以明确。按照《建设工程价款结算暂行办法》第十条规定：“变更合同价款按下列方法进行：（1）合同中已有适用于变更工程的价格，按合同已有的价格变更合同价款；（2）合同中只有类似于变更工程的价格，可以参照类似价格变更合同价款；（3）合同中没有适用或类似于变更工程的价格，由承包人或发包人提出适当的变更价格，经对方确认后执行。如双方不能达成一致的，双方可提请工程所在地工程造价管理机构进行咨询或按合同约定的争议或纠纷解决程序办理。”其中第（3）种方法应尽可能进一步明确计价原则。另外，营改增以后，变更索赔补差中要除造价外还要计算销项税。须在文件中给予明确。实际工程建设过程中，甲供材会出现超供或少供的情况，其单价结算按实际采购价执行，量差的基准则需要特别明确，一般应以投标人投标标书所报的甲供材量为基准，若投标含量有明显错误时可参照建设主管部门发布的消耗量定额含量为基准，但需修正原中标价，修正的差额由承包人承担。需要注意甲供材的计算含量要求，有的采用图纸含量，有的依消耗量定额含量。在招标文件中给予明确。风险承担的责任进行规避。定额明确了甲供材保管费的费率，工程量清单计价模式下招标文件对甲供材保管费的处理方式有两种：甲供材保管费不单独结算，投标报价时综合考虑；甲供材保管费在其他项目清单中单列项，在限定上限费率情况下，投标单位竞争费率及报价。需要注意的是招标文件需明确计取保管费的甲供材范围和价款，其范围一般不包括大型设备。定额明确了分包工程配合费（也就是总承包服务费）按分包工程直接费的5%计取，工程量清单计价模式下招标文件对总承包服务费的处理方式有两种：总承包服务费暂不计入，签订施工合同另行约定。暂定专业分包工程暂估价总额，在限定上限费率情况下，投标单位竞争费率及报价。另外当发包人对专业工程进行分包、自行采购供应部分材料设备（计入建筑安装工程费的设备）时，应在招标文件中明确总承包人服务的范围及深度，总承包人应在报价中计取总承包服务费。同时规定编制最高限价时应根据招标文件明确的总承包服务费范围及深度，计列总承包服务费，专业工程的总承包服务费可按分包工程造价的费率来计取；发包人只采购供应材料、设备的可按其总价值费率来计取。并且明确了投标人自主确定总承包服务费的报价，当然，其比率不能超过国家及地方的有关规定的上限。招标文件中需明确保险费在投标报价时的计价方式及在竣工结算时的结算方式，一般情况下，投标报价时按不可竞争费以完整险项的参考费率计入，结算时据实结算。建设工程实施中，多数工程实施时，养老统筹费由建设单位在办理报建手续时缴纳，然后在竣工验收后由承包方凭竣工验收备案手续及结算手续在有关部门领取。也有少数工程由施工单位代缴。故招标文件中需明确养老统筹费是否在计税后扣除。针对工程量清单计价模式下固定单价合同类型，招标文件需明确的内容：清单综合单价不变（因工程量差异较大而特殊约定调整综合单价的除外）；措施项目费的调整可分为四种方式：第一种方式是费用包干不做调整；第二种方式是按结算分部分项合价同投标分部分项合价的比例调整；第三种方式是按投标措施项目费组价的各工程量变化比例调整措施项目费，按“项”以一笔费用报价的费用项目不调整；第四种方式是按投标措施项目费组价原则按实调整工程量。 需要注意的是第四种方式容易产一不平衡报价，建议采用第二、三种方式。固定总价、固定单价合同均需明确合同价格的风险范围，风险范围主要涉及四个方面：人工、机械、材料市场价格波动。一般情况下，市场价格的波动不作为调整合同固定总价、单价的依据，但对价格波动较大的主要材料如钢材、水泥（商品混凝土）、沥青、有色金属材料等，可以设定一定的涨跌幅度做为承包方完全承担价格波动风险的限度，限度之外的价格波动风险应明确双方承担方式；不可抗力因素以外因承包方原因引起的造价变化风险由承包方全部承担；政府主管部门的政策性调价文件，招标文件应明确是否按调价文件调整结算价；一般“按工程价款结算总额5%左右的比例预留保证金”，第二条规定“缺陷责任期一般为六个月、十二个月或二十四个月”，返还方式一般是在质量缺陷期内一次或分次返还扣除维修费用后的余额，返还余额是否计算利息需在招标文件中予以明确。营改增后，质保金是否在结算时由承包人一次性开具发票需要注明。